「残業を推進しているわけではないのに、残業する社員が減らない。」
「残業時間の削減方法を知りたい」
こうしたお悩みを抱えるケースは、多く見受けられます。
残業が減らない状況が続くと、さまざまな悪影響が考えられます。
そのため残業が減らない原因を知り、根本から解決することが大切です。
当記事では、社員の残業が減らない原因やもたらす影響を解説するとともに、根本的な解決方法を紹介します。
目次
残業が発生する主な原因
残業が発生する主な原因は、以下の通りです。
仕事量が多く人手不足
仕事量が多いうえに人手不足の状況が重なれば、同じ仕事を少ない人数でまわすため、定時内での処理がむずかしくなります。
残業が常態化する場合には、日々の疲れがとれずに仕事を行なうことから、処理速度も遅くなりがちです。
すると、一向に残業時間が減りません。
割り当てた仕事が合っていない
適材適所という言葉がある通り、人には仕事に対しても向き・不向きがあります。
不向きな仕事を割り当てられると、作業効率は落ちるでしょう。
たとえば、営業スキルが長けているものの事務処理が苦手な人に「事務職」を担当させれば、仕事を終わらせるのが遅くなります。
個人の特性を把握せずなんとなく配置している場合に、「割り当てた仕事が合わず、残業が増える」といった事態に陥りがちです。
コミュニケーション不足な環境
仕事は基本的にチームですすめるものです。
円滑なコミュニケーションがとれる環境では、お互いの進捗状況を確認しながら助け合って仕事ができるため、効率のよさにつながります。
一方コミュニケーション不足な環境では、個人プレーに走らざるを得ず、効率が悪くなり残業時間も増える傾向にあります。
定時で帰りにくい風潮
ワークライフバランスが叫ばれているものの、一部の会社では「残業は当たり前」といった風潮が残っていることも事実です。
残業をして頑張りを見せるのが美徳とする企業では、定時での帰宅や、上司よりも早い帰宅は白い目で見られます。そのため、仕事が終わっているにもかかわらず残る人もいるでしょう。
こうした悪しき風潮が残業につながります。
育成環境が整っていない
育成環境が整っていないと、各自の段階に応じた教育が施されないため、従業員は自分自身で試行錯誤しながら業務をせざるを得ません。
手探り状態では効率よく仕事ができないことから、業務の処理が定時内に終わらず、残業につながってしまいます。
効率よく作業ができるようになっても、育成環境が整っておらず周囲の作業効率が悪いと、周囲の状況に巻き込まれる形で業務を終わらせるのが遅くなります。
残業が減らないと発生する問題
残業が減らないと、どういった問題が発生するのでしょうか？
詳細は以下の通りです。
生産性の低下
残業が発生しプライベートの時間が減ると、心身を休める時間が少なくなり、疲れた状態で仕事をすることになります。
すると作業効率が悪くなり、生産性が低下します。
作業をすすめる時間が余計にかかり、ますます残業時間が増えた結果、さらに心身を休ませられないといった負のループに陥るでしょう。
多くの従業員の生産性が低下すれば、企業活動に支障をきたす可能性もあります。
従業員の体調不良
先述の通り、残業をすると心身を休ませられないため、気づいた時には病気になっていたケースも見受けられます。
病状が悪化し出社できなくなると、人手が不足し周囲に負担が増えることもあるでしょう。
その結果、他の従業員も体調不良になる可能性があります。
余計にコストがかかる
残業をすると残業代が発生するため、人件費が余計にかかります。
また残業代も含めた賃金があがると、社会保険料の支払も増える可能性があり、企業の負担はその分増えるでしょう。
残業代だけではなく、オフィスにいるだけで電気や水道をつかうため、残業をすると光熱費も余計にかかってしまいます。
離職者が増える
残業が増えるとストレスを感じやすくなり、「この環境から逃げたい」と思う人が増えます。
一時的な受注数の増加といった「終わりが見えている残業」であれば、ある程度は我慢できるものの、先の見えない残業の場合には辞めたいと考えるのは当然です。
とくに昨今は社会として「ワークライフバランス重視」の風潮があるため、残業が減らない環境は時代遅れに見えます。
その結果として、若い世代を中心に離職者が増える可能性も高まります。
企業のイメージダウン
残業が多い会社は、昔から「ブラック企業」のイメージがつきものです。
また先述の通り、昨今は「ワークライフバランス」を重視する世の中です。
こうした要素も加わり、残業が減らない会社は社会的なイメージが悪いといえます。
たとえ大企業だとしても、昨今の若者はネームバリューより「やりたいことができるか？」を重視するため、応募したいと思えないでしょう。
残業を減らす解決策
残業を減らす解決策は、以下の通りです。
従業員の本音を知る
従業員の本音を知ることで、自社での残業要因が見えてきます。
本音を聞く際には、「1on1」「社内アンケート」「パルスサーベイ」などがオススメです。残業の要因がわかれば、然るべき対策を実施しましょう。
～本音と対策の例～
| 【本音】1on1を実施した結果「定時で帰りにくい雰囲気だ」と相談された。 ↓ 【対策】ノー残業デーや残業申請ルールを設置 |
| 【本音】アンケート結果から「業務で何をすればよいかわからない」という回答が多数。 ↓ 【対策】マネジメント体制の見直しや、教育・研修の徹底を実施。 |
労働環境の見直し
労働環境が悪い企業は従業員にストレスがかかるため、心身の健康を害しやすく、作業効率やモチベーションの低下を招いてしまいます。
モチベーションの低下は作業効率を下げますし、作業効率の悪さは時間のロスにつながるため、残業の発生につながります。
そのため、労働環境を見直せば、残業時間が減る可能性も高くなるでしょう。
＜労働環境の見直し例＞
・サービス残業が常態化している
→定時退社日の設定、ワークライフバランス重視にむけた在宅勤務制度を導入
・繁忙期と閑散期の差が激しい
→フレックスタイム、変形労働時間制の導入
・特定の業務に時間が割かれ、本業に注力できない
→AIの導入、一部アウトソーシング
・人間関係が希薄でチーム間の連携がとりにくい
→コミュニケーションツールの導入、システム導入による見える化
適切な評価制度を用意する
適切な評価制度の用意は、残業時間の減少につながります。
たとえば、「残業を極力せずに、結果を出した人」や「限られた時間内で効率的にプロセスを踏んだ人」を評価するような制度を用意すれば、残業時間の減少が期待できるでしょう。
また管理職に対し、部下の残業時間を減らすことで評価をあげられる仕組みを用意すれば、率先して定時で帰れるよう、チーム内の業務を見直すことにもなります。
まとめ：根本的解決に向けて、社員の残業が減る仕組みづくりを！
社員の残業を減らしたい場合には、自社における長時間残業の根本的な理由を知り、残業を減らす仕組みづくりを実施しましょう。
まずは従業員の本音を知り、労働環境や評価制度を見直します。
適切な評価制度の実施には、人事評価構築パッケージがオススメです。
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