適切な人事評価に欠かせない人事評価シート。
とは言え、「どのように書けばよいか？」と悩む担当者も多いのではないでしょうか？
そこで当記事では、人事評価シートを用意する時や書く際のポイントをはじめ、職種別の例文も紹介します。人事評価シートの正しい書き方を知りたい場合には、ぜひ参考にしてください。
目次
人事評価シートとは？
人事評価シートとは、人事評価で把握したスキル・課題などを整理し、適切な管理が実現できるシートを指します。またシートは「従業員自身」で記載したうえで、上司がコメントします。
記載内容は、人事評価の評価基準である「3つの評価」です。
～3つの評価について～
| 成果評価 | 定めた期間における成果にもとづき、評価します。 （例）売上金額、獲得案件数、達成までのスピード |
| 能力評価 | 与えられた職務を遂行すべく、能力をどれだけ活かせたかで評価します。能力を保持していても、職務で活かせなければ評価されません。 |
| 情意評価 | 業務に取り組む「姿勢」や「態度」を評価します。 （例）規律性、思いやり、責任感 |
人事評価シートは、処遇の決定や人材育成に役立つ点も特徴です。とは言え、実際に作成すると、苦戦を強いられるケースも見受けられます。
そのため、うまく運用するにはポイントを押さえることが大切です。当記事で、詳しいポイントを解説します。
人事評価シートを作成するメリット
人事評価シートを作成するメリットには、どういった内容があるのでしょうか？
主なメリットは、以下の通りです。
人事評価の質が向上する
人事評価シートが存在すると、評価項目や評価基準が明確になります。評価項目や評価基準が明確になると、関係者全員が評価内容を共有できる点はもちろん、迅速な人事評価が実現可能です。
また評価項目や評価基準の明確化は、評価すべきポイントの漏れや、評価者によって評価結果が変わる事態を防げるため、人事評価の質が向上します。
人事評価の公平性を維持できる
評価される従業員目線で考えると、評価方法の「属人化」や「統一されていない状況」は、不満がつのるでしょう。
不満がつのるとモチベーションやエンゲージメントが低下し、業績にも悪影響があります。
一方人事評価シートを導入すると、定められた基準にそって評価を行なうため、評価の公平性を維持できる点が特徴です。
従業員の成長を促進する
人事評価シートが存在すると、評価内容が明確になるため、従業員自身が「どういったスキルを身に付けるべきか？」がわかります。
身に付けるスキルがわかると、「何を頑張ればよいか？」が把握できることから、意欲的かつ自発的な行動が期待できます。
さらに企業と従業員とで共通の認識が持てるため、ミスマッチな行動の防止につながり、効率的な成長促進が可能です。
人事評価シートを用意する際のポイント
前述の通り、せっかく人事評価シートを用意しても、うまく活かしきれないケースも見受けられます。こうした事態を避けるには、準備時にポイントを押さえる必要があります。
人事評価シートを用意する際のポイントは、以下の通りです。
「評価の3要素」を盛り込めるよう意識する
人事評価シートに評価の3要素（業績、能力、情意）を盛り込むのはマストです。
各要素を盛り込む際には、以下のポイントを意識しましょう。
【業績基準】
業績基準では、目標に対しどれだけ成果を上げたかを評価します。途中過程は評価せず、業績のみを判断する点が特徴です。
そのため、人事評価シートには主として「業績の数値」を記入します。
【能力基準】
能力基準では、能力を「業務でどれだけ発揮できたか？」を評価します。能力を保持していても、業務で発揮できなければ評価されません。
そのため、人事評価シートには「各能力が、業務に与えた影響や効果」を具体的に記入します。
【情意基準】
情意基準では、日頃の業務に対する意欲や取り組みを評価します。積極性や勤務態度などを指すため、主観が入りやすい点も特徴です。
そのため、人事評価シートには「客観性を意識」したうえで記入します。
「具体的な数字」で記入できる仕組みにする
人事評価シートは、誰が見ても同様に理解できることが重要です。
そのため「よく頑張った」といった曖昧な表現ではなく、「売り上げが前年より10%アップした」のように具体的な数字で表現します。
数字で表現できない内容であれば、客観的な事実について根拠と共に伝えられるよう、「具体的な数字」で記入できる仕組み作りが欠かせません。
「明確な達成条件」を記入できる仕組みにする
目標への達成条件が明確でないと、従業員本人はもちろん、評価者から見ても「目標を達成できたのか？」が判断しにくいと言えます。
従業員は「目標を達成できた」と思っていたのに、評価者から見ると「達成できていない」といった認識のズレも生じがちです。
そのため評価シートを用意する際には、「新規顧客を年で〇〇人獲得する」などと、達成条件を明確に書けるようテンプレート作りをします。
上司が人事評価シートを記入する時のポイント
人事評価シートは、まず部下が記入します。記入後に上司が確認し、評価内容に対するコメントを記載します。
上司が人事評価シートにコメントする際には、以下のポイントを押さえましょう。
失敗点・改善点も記載する
失敗点を記載すると、「相手からよく思われないのでは？」と考えるため、記載しない上司も見受けられます。とは言え、よい点だけを記入するのでは、人事評価シートを用意した意味がありません。
失敗点を書く場合には、改善点もセットにすると「成長につながる」とプラスに捉えやすくなります。
ポジティブな表現をする
とくに失敗点へのコメントは、「もっと頑張りましょう」といったネガティブな表現になりがちです。しかし人事評価シートへのコメントでは、できるだけポジティブな表現を心がけることが大切です。
同じ表現でもネガティブな反応をされると、部下は自信をなくし、上司に対してもよい印象を持たなくなります。一方「目標には満たなかったものの、〇〇のような工夫をし、果敢に取り組んでいた点は素晴らしい」などとポジティブかつ意欲を向上させるような内容にすれば、さらなる活躍が期待できるでしょう。
職種別・人事評価シートの書き方＆例文付き
ここでは職種別に、人事評価シートの書き方および例文を紹介します。
「上司」はもちろん「部下」のケースも解説するため、部下に評価シートの書き方をレクチャーする際の参考にもなるでしょう。
営業・販売職
営業、販売職における「人事評価シート」の書き方および例文は、以下の通りです。
営業・販売職／部下の例文
営業、販売職について、まずは部下の例文およびポイントを紹介します。
同職では、営業成績（販売実績）はもちろん、日頃の仕事への取り組みも記載する点が重要です。目標結果の分析や、改善への取り組みなども盛り込まれているとベストです。
| ～例文～ 今年の販売実績は〇〇件で、総売り上げは●●円でした。件数は目標に達したものの、総売り上げが目標の90％だったため、B評価としました。 新規顧客に向けて時間を割き、リピーターにプラスの提案をできなかったことが原因だと考えます。新年度では、リピーターへの販売実績拡大に向けて、活動を行ないたいです。 |
営業・販売職／上司の例文
つづいて、上司からのコメントおよびポイントを紹介します。
結果だけに着目せず、日頃の勤務態度や姿勢も評価する点が大切です。そのためには、普段からコミュニケーションを取り、行動をチェックする必要があります。
| ～例文～ 総売り上げは目標に対してあと一歩だったが、入社2年目で件数が目標を達成するのは、素晴らしいことです。新規顧客の気持ちに寄り添ったからこそ、こうした好成績を残せたのでしょう。 リピーターからの、〇〇さんへの評価も高いため、新年度ではリピーターにも寄り添った提案をしてほしいです。 |
事務職
事務職における「人事評価シート」の書き方および例文は、以下の通りです。
事務職／部下の例文
事務職について、部下の例文およびポイントを紹介します。
同職は成果の数値化が難しいため、営業や販売職よりもアピールしにくい部分があります。とは言え、目標が明確だと、そこから逆算し定量化できるでしょう。
| ～例文～ 評価システムを率先して導入した結果、費用がかかったにもかかわらず、企業全体の経費削減につながりました。削減率は20%であり、目標の10%を超えたため、A評価にしました。 ただ、評価システムの選定や運営に時間をかけるあまり、オフィスの配置変更に時間をかけられなかったことが残念です。 来年度は、業務効率化を目指した配置変更を目指します。 |
事務職／上司の例文
つづいて、上司からのコメントおよびポイントを紹介します。
事務職は成果の数値化が難しいため、他部署以上に普段の行動に対するチェックが必要です。また「業務効率化ができているか？」といった細かい評価も必要です。
| ～例文～ 評価システムの導入は、昨今の課題だったため、率先して調査をし導入まで進めてくれた行動力に感謝します。さらに、経費の削減までできたことは、部署としても誇らしく思います。 オフィス配置の変更も重要な仕事なので、来年度は配置変更に力を入れてもらいつつ、評価システムの運営も率先してつづけてほしいです。 |
企画職
企画職における「人事評価シート」の書き方および例文は、以下の通りです。
企画職／部下の例文
企画職について、部下の例文およびポイントを紹介します。
同職は、事務職よりも成果を数値化しやすいものの、数値にしにくい業務も多々あります。そのため、業務の役割や貢献内容を意識して記載するとよいでしょう。
| ～例文～ 商品●●は、ライバルA社に勝てずにずっと2位だったが、データをさまざまな角度から分析し方針を変えた結果、今年度は念願の1位になりました。 私だけの力ではなく、他部署も含めたチーム全体で成し遂げたことですが、データ収集や分析でプロジェクトを支えた自信にもつながりました。 |
企画職／上司の例文
つづいて、上司からのコメントおよびポイントを紹介します。
企画職は、プロジェクト全体で行動することが多く、個人の業績も見えにくいです。
しかし裏方で素晴らしいサポートを行なっているケースもあるため、日頃の行動について細部までチェックする姿勢が大切です。
| ～例文～ 商品●●の売り上げが1位になったことは、輝かしい歴史であり、企画チームの力なくしては叶えられませんでした。またチームリーダーの右腕として、かゆいところまで手が届く調査力は、チームの中でも群を抜いています。 来年度は調査力を活かしつつ、他商品の売り上げアップにも貢献してほしいです。 |
まとめ
評価シートを適切に活用すると、人事評価の公平性や質が高まり、従業員の成長促進にもつながります。
また適切な評価シートには、評価の3要素を盛り込み、具体的な数値と明確な達成条件も記載する点が欠かせません。さらに、評価シートの管理も重要です。
人事評価システムを活用すると、評価自体も円滑に進み、評価内容と評価シートとの連携も容易です。
人事評価構築パッケージでは、適切な評価はもちろん、評価シートに欠かせない「明確な目標」を立てる際にも活用できます。管理も一元化できるため、経営者や人事担当者の負担や管理上のミスも減ります。
人事評価シートを適切に管理したい場合には、人事評価構築パッケージを検討してみてはいかがでしょうか。
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