テレワークが浸透する昨今において、人事評価の方法は以前と同じでしょうか？以前と同様であれば、テレワークに合わせた評価方法をオススメします。
なぜなら従来の方法は、テレワークに合わない要素が多いためです。
当記事では、テレワークが従来の人事評価だと難しい理由をはじめ、適切な評価を実施するポイントや方法を紹介します。人事担当者や経営に関わる人は、ぜひ参考にしてください。
テレワークで変わったこと
テレワークはIT技術を使い、オフィス以外でも働ける柔軟な働き方です。まずは、テレワークの導入で生じた変化を解説します。
社員間でのコミュニケーションが減った
別の空間で働くことが増えたため、面と向かって会話する機会が減りました。そのため、コミュニケーションの方法が、以下のように限られます。
| メール ／ 電話 ／ チャット ／ オンラインミーティング |
リアルタイムの会話が減り、インターネット環境によっては、スムーズにコンタクトを取れないケースもあるでしょう。
そのためテレワークでは、社員間のコミュニケーションが不足しがちです。
オンオフの切り替えが難しくなった
テレワークは、場所を選ばず柔軟に働ける一方で、以下のような悩みが生じる傾向にあります。
「自宅なので仕事モードに切り替えにくい」
「仕事を切り上げるタイミングが分からない」
また人によっては、周囲の目がないことから、怠惰な態度になります。
他社員の状況が見えにくくなった
全員がオフィスで勤務をする場合には、上司や同僚の前で仕事をするため、お互いの勤務状況をチェックできます。
一方でテレワークでは、社員がそれぞれの空間で仕事をするため、勤務状況や勤務態度を逐一チェックできません。
そのため、他社員の状況が見えにくく、どういった態度で勤務をしているかが分かりにくいと言えます。
今までの人事評価だと難しい理由
テレワークでは、今までの人事評価だとスムーズな運用が難しくなります。理由は以下の通りです。
理由1:プロセスを判断しにくい
各自が離れた場所で仕事をするため、仕事の成果は見えても、その前段階である作業工程（＝プロセス）をチェックできません。
そのため、今までの「プロセス」を重視するだけの評価では、不足点が生じます。テレワークでは、プロセス以外の点も判断できる評価方法が必要です。
理由2:実際の勤務態度をチェックできない
テレワークでは、主に別の空間で仕事をするため、実際の勤務態度をチェックすることが困難です。
| ～勤務態度のチェック例～ ・集中して取り組んでいるか？ ・勤務時間にそって働いているか？ ・積極的に仕事をしているか？ |
非テレワークでは、オフィス内の空間を利用し、仕事をすることが一般的でした。そのため、評価方法も「同じ空間で働く」ことを前提としており、社員の行動／言動によって勤務態度を評価できました。
一方でテレワークにおいては、「別の空間で働く」ことを前提とした、新しい評価方法が必要です。
理由3:部下を管理しにくい環境である
テレワークを実施すると、上司が部下を管理しにくくなります。
部下の管理とは、指示・指導などの人材育成や、メンタル管理・労働時間の管理といった環境の整備を指します。
テレワークで、部下を管理しにくい主な原因は、以下の通りです。
| 顔を合わす時間が減る |
| 物理的な接触時間が減ることから、仕事の進捗状況や、抱えている悩みなどを把握しにくくなります。 |
| コンタクトを取りにくい |
| ネットワーク環境が不安定な場合には、インターネット経由で連絡を取れません。 また、必ずツール（電話やメールなど）を使用するため、すぐに連絡がつかない場合もあります。 |
上記のような「部下を管理しにくい状況下」で、従来の要領で評価をすると、見えない部分への評価が不足します。
テレワークで人事評価する際のポイント／注意点
テレワークの人事評価では、「テレワークに合った」方法の実施が必要です。以下に、テレワークで人事評価をする際に、押さえるポイントおよび注意点を解説します。
ポイント1：運用ルールを作る
テレワーク前から運用ルールが存在する場合でも、新たに「テレワークも考慮した運用ルール」を作ると良いでしょう。
なぜなら、テレワーク前の運用ルールは、基本的に同じ空間での勤務を想定しているからです。またお互いが離れて仕事をするため、共通する「運用ルール」の設置は欠かせません。
運用ルールを作るおおまかな流れは、以下の通りです。
～運用ルールを作る流れ～
| 1 | 既存の就業規則をチェック | テレワークに即さない部分は、変更を視野に入れます。 （チェック項目例：労働時間／服務規程／作業環境） |
| 2 | 具体的な運用ルールを作成 | 評価項目や評価方法などを盛り込みます。 （例：プロセスと成果の扱い／評価の実施者） |
| 3 | 実際に運用し、改訂が必要なら更新する | 初の試みであるため、運用することで分かる部分もあるでしょう。 |
運用ルールが完成したら、社員への周知も忘れてはいけません。
ポイント2：特定の人だけが評価をしない
テレワークを実施すると、必然的に社員間の接触が減るため、見えない部分が多くなります。
そのため、上司といった特定の人だけが評価をすると、公平さを保てません。公平かつ正当な評価の実施には、複数人での評価がポイントです。
複数人が評価することで、テレワークで希薄になりがちな「連帯感」や「相手への意識」も芽生えます。
ポイント3：コミュニケーションを心がける
テレワークで生じる懸念点の1つに、コミュニケーション不足が挙げられます。
日頃の社員への評価は、コミュニケーションの発生により成り立つため、テレワークでもコミュニケーションの心がけは大切です。
とは言え、社員に「テレワークでもコミュニケーションを取りましょう」と言っても、実際に行動をする人は少ないでしょう。
そのため人事サイドで、社員がコミュニケーションを取れる仕組みを作ることも、1つの方法です。
テレワークで適切な人事評価をする方法
前項で、テレワークの人事評価では「運用ルール作り」「特定の人だけで評価しない」「コミュニケーションを取る」が大切だと分かりました。
3項目を踏まえ、テレワークで適切な人事評価をする具体的な方法を紹介します。
方法1：複数名で評価する
テレワークでは、特定の上司が評価する方法では、危険だと言えます。
非テレワーク時よりも、社員を見る機会が減るため、評価が偏る恐れがあるからです。偏った評価は、従業員のモチベーションを下げ、作業効率の低下や離職につながる可能性もあります。
そのため、テレワークでは複数名での評価を推奨します。
方法2：「見える化」を実行する
テレワークで適切な人事評価をするには、「見える化」の実行が必要です。
| ～見える化とは？～ 社員のやる気／スキルなどを、目に見える状態にしたものを指します。 似た言葉に「可視化」があります。 「可視化」は問題意識や改善意欲をもつ社員が、意識して見るものに対し、「見える化」は全ての社員が強制的に目に入る状態を指します。 |
お互いの姿が見えないテレワークでは、見える化の実現可否で、会社の成功が左右されると言っても過言ではありません。
また見える化には、次項で紹介するツールの使用がオススメです。
方法3：クラウド型の人事評価システムを使う
人事評価システムを使用すると、以下などが可能です。
| 目標の共有 | 社員と上司などで、目標を共有できます。 |
| 評価項目の設定 | 各評価項目を設定し、全社員に共有することが可能です。 |
| データ分析 | 経営戦略などにそって、社員の評価を分析できます。 |
上記は一例であり、エクセル出力が可能なシステムや、各評価（360度評価／MBO評価／コンピテンシー評価など）に適応できるシステムも存在します。
ヒョーカクラウドでは、エクセル出力・各評価への対応・データの連携などが可能です。
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またテレワークでは、必ず「クラウド型」の人事評価システムを使うことがポイントです。なぜなら、クラウド型であれば、インターネット環境さえ整っていれば、さまざまな空間で使用できるからです。
クラウド型の人事評価システムを使うことで、複数名での評価や、見える化も可能になります。
まとめ
テレワークでは、テレワークに合った評価方法が必要です。今までの人事評価だと、正しく評価できずに、社員のモチベーションを下げる可能性があります。
またテレワークは離れた場所で作業をする特性上、クラウド型の人事評価システムが向いています。
ヒョーカラボでは「高精度のデータ分析」や、360度評価などの「複数名での評価」にも対応できるため、人事担当者や経営者の心強い味方となるでしょう。
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