「人事評価をエクセルで回しているけども、運用が大変……」
「集計や評価の調整作業に毎回時間がかかってしまう」
「シートの取り違えなど人為的なミスが発生し、トラブル対処に追われたことがある」
このような人事評価の運用にお悩みであれば、人事評価システムの導入がその解決策になるかもしれません。
そこでこの記事では、人事評価システムを導入するメリットや、システム選定のポイントについて解説します。
目次
人事評価をシステム化する7つのメリット
人事評価をシステム化するメリットには次の7点があります。
- ワークフローの効率化
- 集計や分析業務の効率化
- 甘辛調整の効率化
- スピーディなフィードバックの実現
- 昇給や昇格への連携
- 人材育成への活用
- タレントマネジメントの実現
ワークフローの効率化
人事評価システムを導入していない会社は、評価シートをエクセルやワードのようなOffice製品で作成し、メールを使ってファイルを回していく形が一般的です。
しかしこのような手作業で運用していると、他の人のシートを送信してしまったり、誤って記入されたデータを消してしまったりなどの人為的なミスが発生するリスクがあります。作業自体も大変です。
人事評価システムを導入することで、このようなワークフローに関してスムーズに運用でき、また取り違えや誤記入の対応も不要になります。
集計や分析業務の効率化
人事評価シートをエクセルやワードのようなOffice製品で作成し運用する場合、社員の数だけファイルを個別に作成し運用していくことになります。そのため誰がシートを提出したのか、評価段階はどこまですすんでいるかを捕捉するだけでも一苦労です。
また人事評価では、評価結果を集計し、分析することで効果的な人材育成が可能となります。しかしこの集計や分析作業は、Office製品などでシートを作成している場合手間がかかる作業となります。
人事評価システムでは、評価結果の集計や分析に便利なツールを提供しているところも多くあります。そのため集計や分析の業務が効率化でき、スマートでスピーディな評価業務の遂行が可能になります。
甘辛調整の効率化
甘辛調整とは、評価者によって出る評価のばらつきを調整することです。
人事評価を行う管理職も人間です。そのため、どうしても評価に性格が出てしまいます。優しく甘めに評価する人や、厳しく辛めに評価する人など、属人的な違いが発生してしまうのです。この評価のばらつきを調整することを、甘辛調整といいます。
甘辛調整に関しても、エクセルで運営する場合は集計や加工がかなりの手間となります。人事評価システムを導入すれば、集計は一瞬で行えます。また甘辛調整を行いやすいような機能を有しているシステムもあります。そのため、この甘辛調整に関する作業も効率化できます。
スピーディなフィードバックの実現
時間が経つと、どのような評価を行ったか評価者が忘れてしまいます。迅速なフィードバックは人材育成の観点からも重要です。
人事評価システムを導入すれば、評価終了後のフィードバックもスピーディに実現できます。
昇給や昇格への連携
人事評価の結果を元に、昇給や昇格を決めている会社も少なくないのではないでしょうか。人事評価システムを導入すれば、評価結果をデータとして出力したり、人事給与システムと連携したりすることが可能です。
人材育成への活用
人事評価システムにより、社員の能力を数値化・データ化することができるようになります。これにより、社員一人ひとりの能力を把握し、人材育成の計画を立てるために使うことができるようになります。
タレントマネジメントの実現
タレントマネジメントとは、社員の持つ才能や能力を最大限発揮してもらうためのマネジメント手法です。社員のスキルや能力をシステムで管理した上で、戦略的な人材配置や登用、人材育成を行っていきます。
人事評価をシステム化し、能力や評価結果をデータ化すれば、タレントマネジメントに活用することができます。
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人事評価システム選定のポイント
人事評価システムを導入するメリットについてご理解はいただきましたでしょうか。ここからは、人事評価システムの導入を検討するにあたって、そのシステム選定のポイントについて解説します。特に特殊な評価制度を運用している会社は要注意です。
自社の運用が実現できるか
主な人事評価システムは、機能があらかじめ用意されたパッケージとして提供されます。そのため、たとえば「360度評価」や「リアルタイム評価」といったように、会社独自の評価制度を運営している場合は、システムで実装できない場合があります。
自社にとっては当たり前の運用に見えても、他の会社からすると特殊な運用をしているケースもあります。そのため「この程度の運用は実現できるだろう」と甘く見積もってはいけません。
まずは自社の評価制度をフローチャートとして落とし込んだ上で、その運用が実現できそうか、システムベンダーと入念に調整することをおすすめします。
UI・UXが優れているか
システムベンダーとの調整時やシステムの比較検討時には、機能比較表のような形式で、どのような機能が人事評価システムに実装されているかをチェックする機会があろうかと思います。
このときには、機能の有無だけではなく、その使いやすさやUI・UXについても必ずチェックすることをおすすめします。使いにくいシステムを選んでしまうと、現場からのクレームにつながってしまうからです。
システムのユーザが一部の人事担当者のみであれば、少々システムが使いづらくても、「マニュアルを整備する」「システムの使い方を入念にレクチャーする」などにより、なんとか運用することは可能です。
しかし人事評価システムは、人事担当者のみならず管理職や一般社員までのほとんどの社員が活用します。そのため、システムの仕様や操作方法が難解であると、有効にシステムを活用できないばかりか、現場社員からの不満が募り、システム選定者へのクレームにつながってしまいます。
逆に使いやすくUI・UXに優れたシステムを選べば現場からは感謝されますし、システムの使い方や操作方法を社員にレクチャーする労力を減らすこともできます。
レポート機能が自社の運用に合うか
特にレポート機能は、自社の運用に必要な機能が搭載されていることを確認してください。
システム選定時には、ベンダーから見栄えのするレポート機能を提案されることがあります。しかしどんなに見栄えがよくても、実際に運用をしてみるとうまく設定できなかったりレポーティングに必要なデータが集まらなかったりと、有効に使われないことが多くあるのです。
そのため、見栄えのするレポーティング機能に過度な期待を寄せないほうが吉です。それよりも、既存の運用で使っているレポートが問題なく新しいシステムでも実現できるかにフォーカスすることをおすすめします。
機能と価格
ここまで紹介した観点を踏まえた上で、必要な機能があり、価格が十分許容可能な範囲を検討してください。
また、既存の評価制度の運用でどれほど人件費や時間を費やしているか、概算でもよいのであらかじめ計算することをおすすめします。人事評価システムの導入により、全社的にどの程度の時間が削減できるのかがわかり、コストパフォーマンスを定量的に測定できるからです。
人事評価システムを導入してメリットを出そう
この記事では、人事評価システムを導入するメリットやシステム選定のポイントについて解説しました。
人事評価システムを選定する上では、自社の評価制度をフローチャートなどで整理した上で、システムで無理なく運用できるかを入念に確認することをおすすめします。また、機能の有無だけではなく、UI・UX面にも注目するとよいでしょう。
以上を踏まえて、これから人事評価システムを導入する方に検討いただきたいシステムがあります。それは、シーグリーンの提供する人事評価システムです。
シーグリーンの人事評価システムであれば、一般的な人事評価に加え、360度評価やリアルタイム評価といった運用も実現することができます。また、スキルマップのようなタレントマネジメントを始める上で必要な機能も実装しています。
使いやすくシンプルなUI・UXとなっていますので、忙しく働く現場の社員の皆様でも簡単に活用頂けるシステムです。
システムの詳細は別のページで紹介していますので、ぜひこちらもご覧ください。
人事評価システム第１位【ヒョーカクラウド】| 株式会社シーグリーン
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