人事評価制度の改善・構築に失敗しないために、意識すべき5つの内容があります。今回の記事で取り上げる内容は、5シリーズの4つめに該当する「評価制度をPDCAで改善」についてです。
人事評価制度でよくある失敗例として、以前から導入している「古い人事評価制度」を活用しつづけた結果、課題改善ができていないといった内容が挙げられます。人事評価制度を適切に活用するには、PDCAサイクルをまわす必要があります。とはいえ、サイクルのイメージや必要性がわからない人も多いでしょう。
そこで当記事では、評価制度におけるPDCAの必要性や、仕組み・注意点などを解説します。人事評価制度を適切に実行し、企業の持続的発展につなげたいと考える担当者様は、ぜひ参考にしてください。
※「人事評価制度の改善構築に失敗しない5つの条件」に関して、ほかの記事も併せてチェックしてみてください。
目次
人事評価制度の改善・構築に大切な5つの内容
人事評価制度の改善・構築には、以下5つの要素が必要です。
- ①経営者の気持ちを伝える
- ②シンプルでわかりやすい
- ③評価は面談が大事
- ④人事評価制度をPDCAで改善
- ⑤人事評価制度を報酬制度に反映する
今回は④について、詳しく解説します。
人事評価制度に「PDCA」が必要な理由
人事評価制度を用意しても、会社の立ち位置や取り巻く環境は、制度導入時と比べて変化することが一般的です。時間が経過すれば、適する人事評価制度の内容も変化するため、常に状況を把握する必要があります。
そのためには、人事評価制度の適合性や問題点の有無などを判断すべく、PDCAをまわしつづける姿勢が大切です。PDCAをまわしつづければ、人事評価制度に問題が発生しても、いち早く異変に気がつくでしょう。
人事評価制度改善に向けた適切なPDCAの仕組みとは？
人事評価制度改善に向けたPDCAの仕組みは、以下の流れを参考にするとよいでしょう。
- 1、評価結果をフィードバック
- 2、評価結果に関するアンケートを実施
- 3、（必要があれば）評価制度を改善
- 4、改善内容を社員にも共有
また人事評価制度の改善について、「一般的な仕組み」と「PDCAをまわす仕組み」を比較した図は、以下の通りです。
一般的な仕組みでは、従業員の意見を聞くことはありません。しかし、人事評価制度に関する問題点は、現場の声に耳を傾けないと「把握が難しい」ことも事実です。PDCAをまわす仕組みであれば、定期的に現場の声を把握できるため、適切な人事評価制度の実施につながるでしょう。
評価制度でPDCAをまわす際の、各項目における詳細は以下の通りです。
1、評価結果をフィードバック
評価結果をフィードバックする際には、上司と部下で実施する「1on1」が好ましいでしょう。今回の評価結果に至った理由を説明するとともに、今後の課題点や課題の解決方法などを提示します。
2、評価結果に関するアンケートを実施
評価結果をフィードバックされた従業員に対し、今回の評価結果に関するアンケートを実施します。率直な気持ちを伝えられるよう、今後の評価に影響がないことを伝え、場合によっては匿名で実施するのもよいでしょう。
3、（必要があれば）人事評価制度の改善
アンケートを集計した結果、人事評価制度を改善する必要があれば、適切な内容に修正していきます。自社内に人事評価制度の改善に向けたリソースが不足している場合には、外部のプロに依頼するケースも見受けられます。
4、改善内容を社員に共有
人事評価制度の改善が終了したら、改定内容をすべての社員に伝えることが大切です。人事評価制度を改善した背景も伝えると、評価制度に対する透明性や信頼度もアップするでしょう。
人事評価制度におけるPDCAで意識すべきポイント
人事評価制度をPDCAで改善する際には、以下のポイントを意識することが大切です。
常にまわしつづける
適切な人事評価制度を用意しても、環境の変化によって、適する内容は刻一刻と変化します。そのため、評価制度の改善に向けたPDCAは一度まわして終わりではなく、常にまわしつづける必要があります。PDCAをまわしつづけるサイクルができれば、自然と「その時の状況に合った人事評価制度」の用意につながるでしょう。
担当者の業務量を極力増やさない
人事評価を実施する担当者は、評価業務だけを行なうケースは稀であり、通常はほかの業務と並行して作業を行います。人事評価を実施するだけでも、担当者は多くの労力を費やしてしまいます。そのため、PDCAサイクルを導入することで、さらに業務量が増える事態は避ける必要があるでしょう。
担当者の通常業務を圧迫しないよう、人事評価システムやアンケートツールなどを導入するのも1つの方法です。
評価担当者のスキル向上
PDCAサイクルをまわしても、評価結果のフィードバックや評価自体が適切に実施されなければ、然るべき改善ができないでしょう。評価制度をPDCAで改善する場合には、同時に「評価担当者のスキル向上」も目指す必要があります。
～スキルアップを目指す内容の具体例～
- フィードバックの伝え方
- 評価エラーへの理解
- 評価担当者としての心得を習得
評価担当者のスキルアップが実現し、評価制度そのものも改善されれば、従業員の評価に対する満足度や信頼度もいっそう高まるでしょう。
人事評価制度をPDCAで改善したいなら
人事評価制度をPDCAで改善したいなら、PDCAを適切にまわせる仕組みをつくり、常にまわしつづけることが大切です。適切な仕組みづくりには、人事評価制度に関する知識も不可欠です。しかし、社内に人事評価制度に詳しい人がいないなど、自社での完結が難しい場合には、外部のプロに任せることを推奨します。
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