最近話題になることもあり、導入している企業の多い1on1ミーティング。しかし、形骸化しているケースも多く聞かれます。
話す内容が決まっておらずただ雑談をしたり、部下の愚痴を聞くことでコミュニケーションできていると思っていたり。パターンはさまざまですが、形だけの1on1ミーティングになっている場合が非常に多くなっています。
1on1ミーティングの本来の目的やポイントを正しく理解し、1on1ミーティングを価値あるものにしましょう。
目次
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、上司・部下の1対1で行われるミーティングのことです。大人数のミーティングでは話しにくい内容も、率直に話せるので、部下の成長促進や進捗確認に適しています。
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詳細はこちら1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングの目的は、部下の状況把握とコミュニケーション活発化が主になります。人前では話しにくい率直な意見を聞いたり、相談できる関係を構築したりします。
部下の教育
1対1のミーティングなので、上司・部下ともに普段思っているけど伝えられないことを話せます。特に仕事や人間関係の悩み事は、二人の空間でないと話しにくいでしょう。
1on1ミーティングで多いのは上司から「何か困ってることはないか？」という質問に対して部下が「ありません」という回答で1on1ミーティングが終わってしまう場合です。
本当に困っていることがない場合もあるかもしれませんが、働いている中で100％満足できる状況はほぼありません。
このように一言で返された場合は普段のコミュニケーション不足が原因ということと、もし問題点を話しても改善してくれるという信頼関係が築けていない場合があります。
ざっくりした質問ではなく「最近、〇〇という業務を行ってもらっているけど、そこで気付いた改善点などあれば教えてほしい」と上司から具体的な質問をしてみてください。
上司は、部下が心を開いてくれるまで、じっくり待つことも非常に大切です。
部下がなかなか本音を言いだしてくれない場合は、何がネックになっているかを予想し、上司から提案をし2人で改善の為に協力するという姿勢でいてください。
早期フィードバック
業務の遂行状況に対して、早い段階でフィードバックする目的もあります。目標の達成度を確認したり、改善策を模索したりすると良いでしょう。
部署単位で数値を振り返るのは、半期・四半期程度ではないでしょうか。
一方、1on1ミーティングは隔週で実施されるのが良いとされています。
問題や悩みを早めに解消すれば、心置きなく業務に取りかかれるからです。部下のさらなる成長も見込めます。
現場の状況把握
上司の把握できていない現状を知るのも、目的の一つです。上司の目につかないところで起きている問題・トラブルに、いち早く気づくには1on1ミーティングが欠かせません。
部下のみが知っている問題や人間関係のわだかまりを、極力聞きだせるようにしましょう。
ただし無理に聞き出すのは禁物です。部下と信頼関係を築き、部下の方から相談しやすいように「〇〇の業務は平気？」や「〇〇さんとは連携取れている？」など具体的に聞いてみてください。
もちろん部下のタイプによっては、部下から積極的に話が出る場合もあると思いますが、まずは上司から歩み寄ることが必要です。
コミュニケーション活発化
部下と信頼関係を築くのも大事な目的です。特にプレイングマネージャーの場合は部下とのコミュニケーションがおろそかになりがちです。
隔週30分だけでも面と向かってコミュニケーションを取り、お互いを信頼できるようにしましょう。
部下は信頼していない上司に対して、相談ごとや悩みを打ち明けません。信頼関係のない1on1ミーティングは、収穫も少なくなります。教育だけでなく、会話そのものも大事にしましょう。
モチベーションアップ
1on1ミーティングは、部下のモチベーションを上げるいい機会です。
会社や個人のビジョンを共有するのも良いでしょう。単にタスクをこなすのではなく、その先を見据えて仕事することで、モチベーションはあげられます。
部下の業務や人間関係の悩みを解消するのも、モチベーションアップの鍵になります。
悩みを取り除けば、思うように仕事ができるようになるかもしれません。それぞれの部下が何に対して、やる気を感じるのか意識しながら、ミーティングしましょう。
1on1ミーティングの質問内容
1on1ミーティングは、ただ時間を設ければいいわけではありません。部下の状況を把握して、上司がフィードバックするからこそ意味があります。
しかし何を話せばいいのかで戸惑いませんか。そこで、どのような内容を話せばいいのかを、いくつかあげてみました。
気付き
上司から部下に対して気付いたことをまずは話してみてください。ここで注意した方が良いことはネガティブな気付きやパワハラ、セクハラに繋がるような意見は絶対にNGです。
気付きというのはあくまで業務に関する前向きな気付きにしてください。「最近ミスが減ってきている気がするんだけど、何か気にして対応してくれている？」や
「対応が早くなってきた気がするんだけど、その業務は慣れた？」など、具体的に良い所を伝えてみてください。
相手との距離を縮めたのちに、本題に入りましょう。せっかくのミーティングも、相手の本音を引き出せなければ、意味がありません。
目標の達成度
直近の目標がどこまで進捗しているのか確認しましょう。進捗の程度を数値で示せると、進み方が目に見えます。
進捗だけでなくその過程も聞き出すようにしましょう。一見順調に進んでいるように見えても実は無理をしていたり、もっと効率よく進められたりするかもしれません。
問題・悩みの有無
部下の問題や悩みをうまく聞き出しましょう。仮に、部下が問題はありませんと言っても問題がない職場はほぼ100％存在しません。
また、もし問題があるにも関わらず上司に問題を伝えられない関係性、部下が問題を問題と捉えていない場合も良くない状況といえます。
一番良いのは日頃からコミュニケーションをとって、部下が自分から相談したくなるような言動をすることです。
問題や悩みを相談されたら部下の言い分を一度全部聞きましょう。
話している最中に上司の方から口を挟むのは部下が意見を言えなくなる要因の一つとなります。
また、問題の回答を押し付けないようにしましょう。部下にも部下なりの考え方があります。
一旦、上司は提案をするのに留め、その先の判断は部下に任せて成長を促すことも大切です。
また、上司は自分の提案と別の方法で部下が解決した場合にはよく言い分を聞き、その方法が最適ならば仕組み化したり、社内で共有を行ったり、
もしその解決方法にリスクが伴う場合はどんなリスクがあるか具体的に話をして部下と調整してください。
次回までの方向性
目標の進捗を確認し、悩みも解消できたら次回までの方向性を決めます。
どのように業務に携わるか行動ベースで確認しましょう。数値や5W1Hを使ってどのように働きかけるか、どのように遂行していくかを明示しましょう。具体的なものほど次回の反省もしやすくなります。
その他相談
主なミーティングが終了したら、他に聞きたいことや相談したいことがないか確認しましょう。業務外でも、相談を聞いた方がいいかもしれません。コミュニケーションを円滑にするためにも、できるだけ親身に相談に乗りましょう。
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詳細はこちら1on1ミーティングのポイント
1on1ミーティングは正しいやり方をしなければ、時間を消費するだけでお互いにメリットがないまま、ただの業務負担となってしまいます。要点を押さえて成果のある1on1ミーティングにしましょう。
事前準備
1on1ミーティングには、事前準備が必要です。準備せずに1on1ミーティングに望めば何の為のミーティングかわからずに終わってしまいます。
1on1ミーティングは上司主導で前向きに動いていかなければスムーズで前向きな取り組みになりません。部下とのコミュニケーションとモチベーションアップの為に掲げていた目標をお互いに確認しましょう。
信頼関係の構築
1on1ミーティングは、部下が心を開いてくれるか否かが鍵になります。思っていることをすんなり話してくれるのであれば、それだけでミーティングは終了します。
しかし発言を躊躇されると、問題は把握されないままです。
そのため、部下といかに信頼関係を築けるかが重要です。
表面上のミーティングでは、悩みは解決されません。普段からコミュニケーションを取ったり、高圧的な言動をすることなく、自分が部下を信頼しているという姿勢を見せると良いでしょう。
ビジョンの共有
会社のビジョンを共有しなければどの方向に自分たちが向かっているのはわかりません。
部下の現在の業務がどのように会社のビジョンと連携しているか紐づけてあげることが大切です。
ただ、ここに対してあまりに熱弁すると、部下から意見をきくせっかくのチャンスを潰してしまいます。ほどほどにしましょう。
部下主体で進行
1on1ミーティングは、部下が主体的に話せる雰囲気を作り出しましょう。自分自身の目標を設定も、達成の為に行動をするのも、相談をするのも部下です。
話し出すのが苦手な部下に対しては、まず上司から具体的な話を進め、重要な箇所は部下に話してもらうように気をつけましょう。
上司の一方的な話で部下の考えを阻害しないように気をつけましょう。
時間確保
ミーティング以前の話ではありますが、「忙しくて1on1ミーティングの時間が取れない。」という状況は回避しましょう。
1on1ミーティングを行うと伝えておきながら上司都合でうやむやにしてきちんと運用されなければそこで信頼が失われます。
1on1ミーティングを何の為に行うか上司が根本的に理解をする必要があります。特に定性的な評価を行う業種は1on1ミーティングは欠かせないコミュニケーションの1つになります。
伝わっているようでお互い伝わっていない様々な問題や良いことが見えてくるはずです。日時の管理を行い忘れないよう定期的に行いましょう。
1on1ミーティングのやり方を見直す
今回の記事では、1on1ミーティングのやり方について解説しました。
1on1ミーティングがトレンドなので、形としては実施しているけど実際どのように行えば良いのかわからない、という状況ではありませんでしたか。
これを機に、1on1ミーティングのあり方を見直しましょう。部下の考えていることや問題を、発見しやすくなります。
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