「1on1ミーティングを導入する上で、シートのフォーマットやテンプレートを探している」
「エクセルでシートを作ろうと思うけど、どのように記録・管理していいかわからない」
この記事はそんなお悩みを持つ人事担当者や管理職の方向けに、1on1ミーティングに使うシートのテンプレートや記録・管理方法を解説します。
1on1ミーティングで面談シートを用意すべき理由
1on1ミーティングの際に面談シートを毎回記入することは、慣れない人からすると少々面倒くさいことのように思えます。
「なぜ面談シートが必要なのか」「なぜ毎回シートを書かなければならないのか」と社員の方から聞かれたら、返答に窮してしまうこともあるでしょう。
そこで改めて、1on1ミーティングで面談シートを用意すべき理由を確認しておきましょう。
1on1ミーティングとしての空気をつくる
そもそも1on1ミーティングとは、短時間で高速にPDCAを回すことで目標達成を実現する手法です。「部下と上司が一対一で、ざっくばらんに何でもいいから話せば良い」というものではありません。
ある程度リラックスした雰囲気で会話することは重要ですが、同様にある程度の緊張感も兼ね備える必要があります。
1on1ミーティングのシートを用意し、記入内容を議題として対話することで、1on1ミーティングらしい空気をつくることができます。
1on1ミーティングのポイントを整理する
面談シートを事前に記入し上司に共有することで、1on1ミーティングのポイントを整理することができます。
上司は部下が話したいことについて事前に把握することで下準備ができますし、部下も自分にとってより有効なアドバイスをもらえるようになります。
記録をしっかり残し忘れさせない
1on1ミーティングの面談シートには、過去の1on1ミーティングで話した内容をしっかり記録する、いわば議事録のような役割もあります。
この記録がなければ、上司も部下も以前に何を話したか忘れてしまったり、何度も同じ話ばかりを繰り返したりといったように、効果の薄い1on1ミーティングとなってしまいかねません。
1on1ミーティングの導入について相談する
詳細はこちら1on1ミーティングで使うシートのオススメフォーマットとは
1on1ミーティングで利用する面談シートのフォーマットや質問項目は、基本的に会社の運用や方針によって異なるものだと考えて良いでしょう。
ですが、多くの会社で共通するようなフォーマットを紹介するとしたら、次のような記入欄を網羅しているシートとなります。以下を参考に、必要に応じてアレンジしてくださいね。
個人の目標
期を通じた個人の目標を記入する欄です。
1on1ミーティングにおいて重要なのは、可能な限り毎回目標を確認するようにすることです。多くの人が忘れてしまう「元旦に立てる目標」のようになってしまっては意味がありません。
また期中に目標が変化することもあるでしょう。1on1ミーティングとMBO評価を連動させている場合は難しいかもしれませんが、1on1ミーティングではできる限り目標の見直しや軌道修正を適宜行うことが好ましいとされています。
目標が形骸化しないよう、上司と部下の方で相談しながら、臨機応変に軌道修正することを推奨すると良いでしょう。
目標の進捗状況
目標の進捗状況を記入します。進捗状況については、定性的な内容と定量的な内容の両方がある方が望ましいです。
ただし人事評価とは異なり、1on1ミーティングは基本的に部下の成長を促進することを第一目的としています。そのため目標の達成率を追求するのではなく、目標設定と試行錯誤を通じた部下の成長にフォーカスする方が望ましいでしょう。
前回の1on1ミーティングから何をしたか
前述の通り、1on1ミーティングの価値は高速でPDCA(Plan:計画Do:実行Check:評価Action:改善)を回しプロセスを改善していくことにあります。
そして1on1ミーティング中には「Plan:計画」、「Check:評価」、「Action:改善」を行いますが、「Do:実行」は1on1ミーティングの時間以外で行うことになります。したがって「前回の1on1ミーティングを経て何を実行したか」を逐次確認することが必要です。
また「何を実行したか」を都度確認することは、新しい取り組みや挑戦を促すことも意味します。フォーマットに落とし込んで、毎回確認する習慣をつけると良いでしょう。
うまくいっていること
「今うまくいっていること」を聞くことは、部下をプラス思考にさせ、1on1ミーティングの時間を前向きなものにする効果があります。
アイスブレイクの意味もかねて、面談シートの上の方に入れておくと良い項目です。
現在課題に感じていること
設定した目標やこれまで行動したことを踏まえ、現在抱えている課題を書いてもらいます。上司は記入内容に応じてティーチングやコーチングを行います。
上司側にも準備や心構えが必要でしょうから、1on1ミーティングを開催する前に、記入内容を部下が上司に共有するような運用にしておくことをおすすめします。
フィードバック内容
上司からのアドバイスやフィードバック内容を記入する欄も面談シートには設けておきましょう。この内容は、部下が見直せるようにしておくことが望ましいです。
次のアクション
上司からのアドバイスやフィードバックを受けて、次に何をするのか、簡単なアクションプランを記入しておきます。
このときには「いつ」「何を」「どのように行うか」といった形で、5W1Hに沿うように整理しておくと実行が生まれやすいです。
1on1ミーティングで使うシートの記録・管理方法とは
ここまでは1on1ミーティングの面談シートに盛り込むべき項目について説明してきました。
ここからは1on1ミーティングの面談シートの記録や管理方法について解説していきます。
原則として記入は部下が行う
1on1ミーティングの運用方法は会社によって異なりますが、「主体は部下でなければならない」という原則があります。
そのため1on1ミーティングの面談シートに関しても、主な記入は部下が行うようにしてください。
1on1ミーティングの前に面談シートを上司に共有する
また、部下は記入した面談シートを1on1ミーティングの前に上司に送付することがオススメです。
1on1ミーティングに慣れている上司の方であれば、当日シートを見て話すという形式でも大丈夫でしょう。ですがやはり「事前にできる限り準備しておきたい」と考える上司の方も多いようです。そのためシートも事前に上司の方に見てもらえるようにしておく方が無難です。
上司は1on1シートを部下ごとに保管しておく
コストをかけずに1on1ミーティングを実施する上では、エクセルでフォーマットを作成することが一般的です。
このエクセルは一度見たら終わりではなく、上司の方に保存してもらうようにしましょう。部下の努力や変化、過去話した内容などを追うことができます。
予算があるなら1on1ミーティングのシステム導入もオススメ
1on1ミーティングを効率的に運用するためのシステムが市販されています。予算があるならエクセルではなくこのようなシステムを活用することもオススメです。
1on1ミーティングのシステムを導入することで、シートの事前共有や記入したシートの保管、検索や閲覧がしやすくなります。
また、1on1ミーティングに関する業務や運用を効率的にストレスなく遂行できるようになりますので、1on1ミーティングの定着にも効果があります。
様々な1on1ミーティングのシステムが販売されていますが、1on1ミーティングを人事評価システムと連動させて利用したい場合には、シーグリーン社の人事評価システムがオススメ。誰でも使えてスキル不要、低コストでシンプルに運用することができます。
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